Планирование визитов в программе

Почему так важна запись наперед, описано в полезной переводной статье, с которым мы рекомендуем ознакомиться — Мыслим на перспективу: планирование приемов.  А сейчас мы рассмотрим детально, как планировать приемы в Ветменеджере.

Для начала нужно завести график работы врачей, чтобы при планировании приемов в календаре наглядно было видно, у кого из сотрудников — рабочее время. 

Инструкция, как завести график.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРИЕМОВ

Запланировать прием можно:

• из календаря;
• из профиля клиента;
• из модуля Управление клиентам;
• из медкарты.

Рассмотрим каждый случай подробнее.

Планирование визита из календаря

Переходим в модуль Календарь — отображение на День. Рекомендуем выставить там Пользователи в графике, чтобы были видны только те сотрудники, которые работают в это время.

В календаре слева можно выбрать нужный день, кликнув по нему

Далее кликаем на поле в пересечении столбца с ФИО врача и строкой с нужным временем. И добавляем прием.

Нужно заполнить:

• Цель обращения — необязательно заполнять при планировании визита, но обязательно нужно будет указать при направлении клиента на прием; при этом подтянется настроенный промежуток времени для этой цели (Настройки — Справочники — Цель обращения).
• Дату и время начала/окончания приема
• Доктор — в данном случае подтянется фио доктора, на столбец с которым кликнули при создании приема.
• Клиент и пациент — можно ввести первые четыре буквы фамилии клиента и программа подтянет подходящие данные. Если клиента нет в базе, нужно нажать зеленый плюс напротив строки Клиента и добавить.
• Описание причины направления — здесь можно оставить заметку для врача.

Нажать Сохранить.

После сохранения запись появится в календаре.  А также во вкладке запланированные.

Если запись создали, но не видите ее в календаре, нужно проверить фильтры модуля. Для этого слева открываем каждый фильтр и проверяем, стоят ли галочки. Если галочка не стоит — нужно ее проставить.

Когда клиент по запланированной записи приходит в клинику, нужно его найти в Календаре и направить на прием. Для этого кликаем по записи и жмем Направить на прием.

Такой клиент попадает во вкладку Ожидают. Это означает, что он уже в клинике, находится в очереди. Когда клиент переходит к врачу, врач или администратор должны поменять его статус на У врача.

Планирование визита не из календаря

Визит можно запланировать через кнопку планирования в виде календарика (см. картинку). Эта кнопка есть в модуле Управление клиентами, в профиле клиента, в медкарте.

Для планирования жмем на нее — Запланировать визит. И далее все так же, как и при планировании через календарь.

Визиты можно просматривать через вкладку Запланированные. Там можно фильтровать данные. Например, по фио клиента искать план на него. Можно использовать другие фильтры.

Чтобы из вкладки Запланированные перевести клиента во вкладку Ожидают, нужно выделить запись, нажать на кнопку с календариком и нажать Направить на прием.

ВНИМАНИЕ! Записи из Запланированных и Ожидающих могут стать просроченными.

Чтобы посмотреть просроченных, нужно во вкладке Запланированные в разделе фильтров проставить галочку Просроченные.

Время, через которое клиент переходит в просроченные, настраивается: Настройки — Календарь — вкладка Настройка завершения приема — Настройка просроченных приемов.

По умолчанию выставлено время 180 минут. Время начинает отсчет от начала приема. То есть например, если запланирован прием с 10.00 до 10.30, и выставлено 60 минут, то прием перейдет в просроченные в 11.00.